ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ A POUŽÍVÁNÍ COOKIES

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Vlčí patroni z. s.
sídlo: Dobrovského 874/29, Přívoz, 702 00 Ostrava
IČO: 19334532
zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl L, vložka 20819
e-mail: erenhill.vlcipatron@gmail.com
telefon: +420 605 781 046

dále jen "správce" nebo "spolek".

Správce provozuje webové stránky a internetový obchod na adrese www.vlci-patroni.cz, Erenhill Archery School, organizuje lukostřelecké tréninky, kurzy, závody, akce a vede evidenci členů spolku.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože mu podle současného rozsahu a povahy zpracování tato povinnost nevzniká.

Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje správce zpracovává, proč je zpracovává, komu je může předávat, jak dlouho je uchovává a jaká práva mají osoby, jejichž údaje jsou zpracovávány.

2. Právní předpisy

Správce zpracovává osobní údaje zejména podle:

• nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů ("GDPR"),

• zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,

• zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích,

• zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti,

• občanského zákoníku,

• zákona o účetnictví a dalších souvisejících právních předpisů.

Osobním údajem je informace vztahující se k identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Údaje právnických osob samy o sobě nejsou osobními údaji, osobními údaji však mohou být údaje jejich zástupců, zaměstnanců nebo kontaktních osob.

3. Zdroje osobních údajů

Správce získává osobní údaje zejména:

• přímo od zákazníků při vytvoření objednávky,

• při registraci nebo používání uživatelského účtu,

• při e-mailové, telefonické nebo osobní komunikaci,

• z kontaktních, registračních a přihlašovacích formulářů,

• od zájemců o členství a členů spolku,

• od účastníků tréninků, kurzů, táborů, závodů a dalších akcí,

• od zákonných zástupců nezletilých účastníků,

• při platbách bankovním převodem nebo v hotovosti,

• při vyřizování reklamací, odstoupení od smlouvy a stížností,

• prostřednictvím cookies, protokolů serveru a analytických nástrojů,

• z fotografií, videozáznamů a výsledků pořízených při činnosti spolku,

• případně od spoluorganizátorů akcí nebo partnerských organizací, pokud je předání údajů potřebné a účastník o něm byl informován.

4. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce může podle konkrétní situace zpracovávat následující údaje:

4.1. Identifikační údaje

• jméno a příjmení,

• datum narození nebo věk, pokud je potřebný pro členství, zařazení do věkové kategorie nebo bezpečnou účast,

• uživatelské jméno nebo členské číslo,

• IČO, obchodní firma a údaje kontaktní osoby, pokud objednává podnikatel.

4.2. Kontaktní údaje

• doručovací a fakturační adresa,

• e-mailová adresa,

• telefonní číslo,

• kontaktní údaje zákonného zástupce,

• nouzový kontakt uvedený pro účast na akci, táboře nebo tréninku.

4.3. Údaje o objednávkách a smluvních vztazích

• obsah a číslo objednávky,

• zakoupené zboží nebo služby,

• individuální požadavky a konfigurace výrobku,

• údaje potřebné pro výrobu nebo úpravu lukostřeleckého vybavení,

• způsob a místo dodání,

• datum objednávky, dodání a převzetí,

• komunikace související s objednávkou,

• údaje o reklamacích, vrácení zboží, odstoupení od smlouvy a stížnostech.

4.4. Platební a účetní údaje

• zaplacená částka,

• datum platby,

• číslo bankovního účtu plátce,

• variabilní symbol a zpráva pro příjemce,

• údaje na účetních a pokladních dokladech,

• informace o úhradě členského příspěvku,

• podpis potvrzující hotovostní úhradu členského příspěvku.

Správce nemá přístup k přihlašovacím údajům do internetového bankovnictví zákazníka.

4.5. Údaje o členství

• údaje uvedené v přihlášce,

• datum vzniku, změny nebo ukončení členství,

• typ členství,

• evidence členských příspěvků,

• účast na členských schůzích a hlasování, pokud je evidována,

• udělené klubové funkce, kvalifikace, certifikace nebo oprávnění,

• komunikace související s činností spolku.

4.6. Údaje o trénincích, závodech a akcích

• přihlášení a účast na akci,

• věková nebo soutěžní kategorie,

• klubová příslušnost,

• dosažené výsledky, pořadí, body, rekordy a ocenění,

• rezervované termíny tréninků nebo kurzů,

• údaje potřebné pro organizaci, bezpečnost a vyhodnocení akce.

4.7. Fotografie, videozáznamy a zvukové záznamy

Při trénincích, závodech, veřejných vystoupeních a dalších akcích mohou být pořizovány fotografie a videozáznamy dokumentující činnost spolku, sportovní výsledky, průběh akce nebo propagaci lukostřelby.

Podrobnější informace o pořizování a použití záznamů mohou být uvedeny v pravidlech konkrétní akce, přihlášce nebo samostatném souhlasu.

4.8. Technické údaje

• IP adresa,

• typ zařízení, operačního systému a internetového prohlížeče,

• jazykové nastavení,

• informace o návštěvě webových stránek,

• navštívené stránky, čas návštěvy a zdroj příchodu,

• identifikátory cookies a obdobných technologií,

• údaje potřebné pro zabezpečení a správné fungování webu.

4.9. Údaje o zdravotním stavu

Správce může u některých táborů, sportovních akcí nebo jiných činností výjimečně potřebovat informace o zdravotním omezení, alergii nebo jiné skutečnosti důležité pro ochranu zdraví a bezpečnost účastníka.

Takové údaje jsou zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu a na základě výslovného souhlasu, případně jiného právního důvodu stanoveného právními předpisy. Přístup k nim mají pouze osoby, které je potřebují pro zajištění bezpečnosti účastníka.

5. Účely a právní základy zpracování

5.1. Vyřízení objednávky a plnění smlouvy

Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem:

• přijetí a potvrzení objednávky,

• komunikace se zákazníkem,

• přípravy nebo výroby zboží,

• přijetí a přiřazení platby,

• zabalení a doručení zboží,

• poskytnutí objednané služby,

• vyřízení odstoupení, reklamace nebo stížnosti.

Právním základem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Pro vyřízení objednávky není vyžadován souhlas se zpracováním osobních údajů. Bez poskytnutí nezbytných údajů však nelze objednávku vyřídit ani smlouvu splnit.

5.2. Účetnictví a plnění zákonných povinností

Údaje na účetních, platebních, pokladních a dalších zákonem vyžadovaných dokladech jsou zpracovávány za účelem vedení účetnictví, plnění daňových povinností a případné součinnosti s orgány veřejné moci.

Právním základem je plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

5.3. Členství ve spolku

Osobní údaje zájemců o členství a členů jsou zpracovávány za účelem:

• projednání přihlášky,

• vedení seznamu členů,

• správy a organizace členství,

• evidence členských příspěvků,

• komunikace se členy,

• zajišťování členských práv a povinností,

• organizace členských schůzí a činnosti spolku.

Právním základem je plnění smluvního nebo členského vztahu, plnění právních povinností spolku a oprávněný zájem na řádném vedení a organizaci spolku.

Pokud je členem nezletilá osoba, mohou být zpracovávány také údaje jejího zákonného zástupce.

5.4. Tréninky, kurzy, závody, tábory a další akce

Údaje účastníků jsou zpracovávány za účelem:

• registrace a rezervace místa,

• zařazení do příslušné kategorie,

• organizace a bezpečného průběhu akce,

• komunikace s účastníky,

• zpracování výsledků a předání ocenění,

• řešení případných pojistných nebo odpovědnostních událostí.

Právním základem je plnění smlouvy, oprávněný zájem správce na řádné organizaci akce, plnění právních povinností a v některých případech souhlas účastníka nebo jeho zákonného zástupce.

5.5. Výsledkové listiny, ocenění a sportovní historie

Jméno a příjmení účastníka, klubová příslušnost, soutěžní kategorie, dosažený výsledek, umístění, ocenění nebo rekord mohou být zveřejněny ve výsledkové listině, na webových stránkách, sociálních sítích nebo v archivu závodu.

Právním základem je plnění podmínek účasti na závodu a oprávněný zájem správce na transparentním vyhodnocení, informování o výsledcích a vedení sportovní historie.

Pokud zvláštní okolnosti vyžadují souhlas účastníka nebo zákonného zástupce, správce si jej před zveřejněním vyžádá.

5.6. Fotografie a videozáznamy

Reportážní a dokumentační záběry z veřejných nebo spolkových akcí mohou být zpracovávány na základě oprávněného zájmu správce na dokumentaci jeho činnosti, informování veřejnosti a propagaci lukostřelby.

Detailní portréty, individuální propagační materiály nebo jiné použití, které přesahuje běžnou dokumentaci akce, jsou zveřejňovány na základě souhlasu, pokud je podle povahy použití potřebný.

U nezletilých osob správce postupuje se zvýšenou opatrností a tam, kde je to potřebné, vyžaduje souhlas zákonného zástupce.

Osoba, která si nepřeje být zachycena nebo zveřejněna v reportážních materiálech, může správce předem nebo bez zbytečného odkladu kontaktovat. Správce žádost posoudí s ohledem na okolnosti, práva dalších osob a technickou možnost odstranění záznamu.

5.7. Ochrana práv a bezpečnost

Správce může osobní údaje uchovávat a používat také za účelem:

• ochrany svého majetku a práv,

• zabezpečení webových stránek a uživatelských účtů,

• prevence podvodů a zneužití,

• prokazování uzavření a plnění smlouvy,

• řešení právních nároků, sporů nebo pojistných událostí.

Právním základem je oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

5.8. Obchodní sdělení

Správce může zasílat obchodní sdělení:

• na základě souhlasu příjemce, nebo

• stávajícím zákazníkům v souvislosti s nabídkou vlastního obdobného zboží nebo služeb, pokud to umožňují právní předpisy.

Příjemce může zasílání obchodních sdělení kdykoliv odmítnout prostřednictvím odkazu v e-mailu nebo zprávou na adresu erenhill.vlcipatron@gmail.com.

Odhlášení z obchodních sdělení nemá vliv na zasílání zpráv nezbytných pro vyřízení objednávky, členství, rezervace nebo účasti na akci.

5.9. Analytika a zlepšování webových stránek

Pokud návštěvník udělí souhlas s analytickými cookies, může správce vyhodnocovat návštěvnost, používání jednotlivých částí webu, zdroje návštěv a technické fungování stránek.

Právním základem je souhlas návštěvníka podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.

6. Doba uchovávání údajů

Správce uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro účel jejich zpracování.

Obvyklé doby uchovávání jsou:

• údaje o objednávce a smluvním vztahu po dobu plnění smlouvy a následně zpravidla tři roky pro ochranu právních nároků,

• účetní a pokladní doklady po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy, zpravidla nejméně pět let,

• údaje o reklamacích a stížnostech po dobu jejich vyřízení a následně zpravidla tři roky,

• údaje v uživatelském účtu po dobu jeho existence a následně po dobu potřebnou pro ochranu práv správce,

• členské údaje po dobu členství a následně zpravidla tři roky; údaje na účetních dokladech mohou být uchovávány déle,

• přihlášky a organizační údaje k tréninkům, kurzům a akcím po dobu konání a následně zpravidla tři roky,

• výsledkové listiny, historické výsledky, ocenění a záznamy o sportovní činnosti mohou být uchovávány dlouhodobě jako součást sportovního a spolkového archivu,

• zdravotní údaje pouze po dobu nezbytnou pro bezpečné uskutečnění konkrétní akce a řešení případné události,

• údaje zpracovávané na základě souhlasu do odvolání souhlasu nebo do skončení účelu, pro který byl souhlas udělen,

• doklad o udělení nebo odvolání souhlasu po dobu potřebnou k prokázání zákonnosti zpracování,

• technické údaje a cookies podle doby uvedené v nastavení cookie lišty nebo podle nastavení příslušné služby.

Pokud probíhá soudní, správní, reklamační, pojistné nebo jiné řízení, mohou být potřebné údaje uchovávány až do jeho pravomocného skončení a vypořádání souvisejících nároků.

Po uplynutí příslušné doby správce údaje vymaže, anonymizuje nebo ponechá pouze ty údaje, které je povinen dále uchovávat.

7. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny:

• společnosti Webnode AG, která zajišťuje provoz webových stránek a e‑shopového systému,

• vybranému dopravci, zejména České poště, s. p., případně jinému dopravci zvolenému nebo dohodnutému při objednávce,

• poskytovateli bankovních a platebních služeb,

• poskytovateli e-mailových, cloudových, hostingových a IT služeb,

• účetnímu, daňovému poradci nebo jinému odbornému poradci správce,

• společnosti Google Ireland Limited v souvislosti s používáním služeb Google Analytics, Google Tag Manager, YouTube nebo dalších aktivovaných služeb Google,

• spoluorganizátorům závodů, kurzů, táborů nebo jiných akcí, pokud je předání údajů nezbytné pro organizaci,

• externímu výrobci nebo obchodnímu partnerovi, pokud zákazník objednává výrobek nebo službu zajišťovanou tímto partnerem a je o tom předem informován,

• pojišťovně nebo osobám řešícím pojistnou událost,

• orgánům veřejné moci, pokud předání vyžadují právní předpisy.

Příjemcům jsou předávány pouze údaje nezbytné pro splnění konkrétního účelu.

Externí výrobce, pořadatel nebo jiný partner může v některých případech vystupovat jako samostatný správce osobních údajů. O takovém předání bude osoba informována v popisu výrobku, přihlášce, pravidlech akce nebo při komunikaci se správcem.

Správce osobní údaje neprodává.

8. Předávání údajů do zahraničí

Někteří poskytovatelé technických služeb mají sídlo nebo používají servery mimo Českou republiku.

Webnode AG sídlí ve Švýcarsku. Evropská komise uznává Švýcarsko jako zemi zajišťující odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

Při používání služeb Google, YouTube nebo dalších mezinárodních poskytovatelů může za určitých okolností docházet ke zpracování údajů mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech amerických.

Takové předávání se uskutečňuje pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, rámce EU–USA Data Privacy Framework, standardních smluvních doložek Evropské komise nebo jiného právně uznávaného mechanismu.

9. Cookies a obdobné technologie

Webové stránky používají cookies a obdobné technologie, například místní úložiště internetového prohlížeče.

Cookies jsou malé soubory ukládané do zařízení návštěvníka. Umožňují například správné fungování košíku, zapamatování nastavení nebo vyhodnocení návštěvnosti.

9.1. Nezbytné cookies

Nezbytné cookies zajišťují:

• bezpečné fungování webových stránek,

• provoz nákupního košíku,

• zpracování objednávky,

• zapamatování nastavení ochrany soukromí,

• technické zabezpečení a správné zobrazení webu.

Tyto cookies lze používat bez souhlasu, protože jsou nezbytné pro fungování webových stránek nebo poskytnutí služby požadované návštěvníkem.

9.2. Funkční cookies

Funkční cookies umožňují zapamatovat uživatelské volby, jazyk, měnu nebo další nastavení zlepšující používání webových stránek.

Pokud funkční cookies nejsou nezbytné pro službu vyžádanou návštěvníkem, používají se pouze na základě jeho souhlasu.

9.3. Analytické cookies

Analytické cookies pomáhají správci zjistit, jak návštěvníci web používají, které stránky navštěvují a zda na webu vznikají technické problémy.

K tomuto účelu může být využívána služba Google Analytics nebo obdobný analytický nástroj. Analytické cookies se aktivují pouze na základě souhlasu návštěvníka.

9.4. Marketingové cookies

Marketingové cookies mohou sloužit k měření účinnosti propagace, zobrazování relevantnějšího obsahu nebo vyhodnocování reklamních kampaní.

Tyto cookies se používají pouze na základě předchozího souhlasu návštěvníka.

9.5. Vložený obsah a služby třetích stran

Stránky mohou obsahovat videa YouTube, mapy, prvky sociálních sítí nebo jiný obsah třetích stran. Při načtení takového obsahu mohou jeho poskytovatelé získat technické údaje o návštěvníkovi a používat vlastní cookies.

Pokud vložený obsah používá netechnické cookies, měl by být načten až po udělení příslušného souhlasu.

Pouhý odkaz na Facebook, Instagram, YouTube nebo jinou externí stránku neznamená předání údajů správcem. Po kliknutí na odkaz se zpracování řídí pravidly provozovatele navštívené služby.

9.6. Nastavení a odvolání souhlasu

Návštěvník může při první návštěvě webu:

• přijmout všechny volitelné cookies,

• odmítnout všechny volitelné cookies,

• nebo nastavit jednotlivé kategorie.

Souhlas s cookies lze kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies na webových stránkách. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Cookies lze odstranit také prostřednictvím nastavení internetového prohlížeče. Zablokování nezbytných cookies však může omezit správné fungování webu, košíku nebo objednávkového procesu.

Aktuální seznam konkrétních cookies, jejich poskytovatelů, účelu a doby uložení je uveden v nastavení cookie lišty na webových stránkách.

10. Obchodní sdělení a klubová komunikace

Zprávy nezbytné pro vyřízení objednávky, členství, přihlášení na trénink, rezervaci nebo účast na závodu nejsou obchodními sděleními a správce je může zasílat bez marketingového souhlasu.

Obchodní a propagační sdělení jsou zasílána pouze na základě souhlasu nebo zákazníkům za podmínek povolených právními předpisy.

Příjemce může zasílání obchodních sdělení kdykoliv odmítnout. Odhlášení nebude mít vliv na organizační zprávy týkající se aktivního členství, objednávky nebo přihlášené akce.

11. Zpracování údajů nezletilých osob

Správce zpracovává údaje nezletilých osob zejména v souvislosti s členstvím, tréninky, kurzy, tábory, soutěžemi a dalšími sportovními aktivitami.

Údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu potřebném pro organizaci, bezpečnost, komunikaci, evidenci účasti a plnění právních povinností.

Tam, kde to vyžaduje věk dítěte, povaha služby nebo právní předpis, jedná správce se zákonným zástupcem a vyžádá si jeho souhlas.

Kontaktní údaje zákonného zástupce mohou být použity pro organizační komunikaci a řešení mimořádných situací.

12. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, změnou, ztrátou, zničením nebo zneužitím.

Mezi tato opatření patří zejména:

• omezení přístupu pouze na pověřené osoby,

• používání přístupových hesel a zabezpečených uživatelských účtů,

• aktualizace zařízení a používaného programového vybavení,

• ochrana e-mailových, cloudových a účetních systémů,

• zálohování důležitých údajů,

• bezpečné uchovávání listinných dokumentů,

• poučení osob, které s údaji pracují,

• předávání pouze nezbytného rozsahu údajů smluvním partnerům.

Žádný způsob elektronického ukládání nebo přenosu nemůže zaručit absolutní bezpečnost. Správce však průběžně přijímá opatření odpovídající povaze údajů a existujícím rizikům.

13. Práva subjektů údajů

Za podmínek stanovených GDPR má osoba, jejíž údaje správce zpracovává, právo:

13.1. Právo na přístup

Požádat o potvrzení, zda správce osobní údaje zpracovává, a získat přístup k těmto údajům a souvisejícím informacím.

13.2. Právo na opravu

Požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů.

13.3. Právo na výmaz

Požadovat vymazání údajů, pokud již nejsou potřebné, byl odvolán souhlas nebo neexistuje jiný právní důvod jejich zpracování.

Právo na výmaz není absolutní. Správce nemůže vymazat údaje, které musí uchovávat ze zákona nebo které potřebuje pro ochranu právních nároků.

13.4. Právo na omezení zpracování

Požadovat dočasné omezení zpracování v případech stanovených GDPR.

13.5. Právo na přenositelnost

Získat údaje poskytnuté správci ve strukturovaném a běžně používaném formátu nebo požádat o jejich předání jinému správci, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně.

13.6. Právo vznést námitku

Vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce.

Pokud je námitka vznesena proti přímému marketingu, správce takové zpracování ukončí.

13.7. Právo odvolat souhlas

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, lze jej kdykoliv odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost dřívějšího zpracování.

13.8. Právo podat stížnost

Pokud se osoba domnívá, že její osobní údaje nejsou zpracovávány zákonně, může podat stížnost:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 727/27
170 00 Praha 7
e-mail: posta@uoou.gov.cz
internetová adresa: https://uoou.gov.cz/

13.9. Uplatnění práv

Žádost lze zaslat:

• e-mailem na erenhill.vlcipatron@gmail.com,

• písemně na adresu Vlčí patroni z. s., Dobrovského 874/29, Přívoz, 702 00 Ostrava.

Správce může požádat o přiměřené ověření totožnosti žadatele, aby osobní údaje neposkytl neoprávněné osobě.

Správce odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Ve složitých případech lze lhůtu za podmínek GDPR prodloužit o další dva měsíce.

14. Automatizované rozhodování

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by pro dotčenou osobu mělo právní nebo obdobně významné účinky.

Běžné statistické vyhodnocování návštěvnosti webu není takovým automatizovaným rozhodováním.

15. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady jsou informačním dokumentem. Seznámení se s nimi není souhlasem se zpracováním osobních údajů a správce nevyžaduje souhlas pro zpracování, které je nezbytné pro plnění smlouvy, členství nebo zákonné povinnosti.

Pokud je pro konkrétní zpracování potřebný souhlas, například pro určité propagační fotografie, marketingová sdělení nebo volitelné cookies, bude vyžádán samostatně a s možností jej odmítnout nebo později odvolat.

Správce může tyto zásady aktualizovat, zejména při změně právních předpisů, používaných služeb nebo rozsahu činnosti. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webových stránkách.

Tyto zásady nabývají účinnosti dne 12. srpna 2026.